Ako vytvoriť pracovisko v kancelárii

Obsah článku

• Kancelárske pracovisko
• Aké to je – moderná kancelária
• Kancelársky nábytok
• Kancelárske pracovisko – osvetlenie
• Čerstvý a čistý kancelársky vzduch – vetranie
• Kancelárske dekorácie
• Kancelárske pracovisko z hľadiska moderného riadenia
• triedenie
• Racionálne umiestnenie (nastavené v poradí)
• Čistenie dokumentov (zametanie)
• štandardizácia
• zachovanie

V tomto článku: Plánovanie modernej kancelárie výber kancelárskeho nábytku; požiadavky na osvetlenie; čerstvý vzduch v kancelárii; výzdoba priestorov; moderný manažment – Systém 5S.

Kancelárske pracovisko

Koľko času trávime v práci? Zákon ustanovuje osemhodinový pracovný deň, 40 hodín (päť dní) a 48 hodín (šesť dní) pracovné týždne. V skutočnosti musíte na svojom pracovisku zostať 9-10 hodín – veľké objemy, naliehavé úlohy, správy, súhrny atď. Pracovisko vyjde na vrchole všedné dni, doma môžete sledovať iba televíziu a spánok – efektivita a produktivita každého zamestnanca v akejkoľvek spoločnosti závisí od toho, ako je organizácia pracoviska správna..

Aké to je – moderná kancelária

Existujú dve hlavné schémy budovania kancelárie: kancelárie a chodby medzi nimi (klasická schéma), otvorené kancelárske priestory (americká schéma). Klasická kancelária je druh dedičstva minulého storočia, je rozdelená do skupín, kancelárií a oddelení, dvere kancelárií sú vybavené značkami označujúcimi, kto sa nachádza v miestnosti za nimi. Klasická kancelária má jednu vec spoločnú s kanceláriou amerického systému – vedenie spoločnosti spravidla zaberá najvyššie poschodie budovy..

Americké usporiadanie kancelárie má niekoľko výhod naraz: výrazné úspory priestoru (bez vnútorných stien); demokracia (pracovné miesta sú oddelené iba tenkými priečkami pri úplnej absencii vnútorných dverí); jednoduchosť vykonania akýchkoľvek funkčných zmien. Toto usporiadanie výrazne uľahčí komunikáciu a problémy s lineárnou koordináciou. Polopriehľadné panely priečok, ktoré rozdeľujú otvorenú kanceláriu na pracovné oblasti, vykonávajú dve úlohy súčasne: vytvárajú ilúziu izolovaného priestoru pre zamestnancov a pomáhajú rozptyľovať svetlo, prakticky nevytvárajú žiadne tieňové zóny.

Väčšina kancelárií v Rusku uprednostňuje zmiešané rozloženie s prvkami otvorených a klasických kancelárií v súlade s víziou vrcholového manažmentu – platí to skôr, ak je rozloženie vypočítané odborníkmi.

Kancelársky nábytok

Kancelárske pracovisko je nemysliteľné bez minimálneho nábytku – stola, nočného stolíka, knižnice a pohodlnej stoličky. Hlavnou vecou pri výbere kancelárskeho nábytku bude jeho ergonómia: maximálny možný komfort a minimálne zaťaženie ľudského tela.

Vezmite si napríklad klasickú kancelársku stoličku – môžete na ňom sedieť bez poškodenia tela iba 15 minút denne. Súčasne pohodlná stolička (podrúčky, opierky hlavy, nastaviteľná výška sedadla a poloha operadla) znižuje stres na svaly a chrbticu a podopiera telo po celej kontaktnej ploche..

Ergonomický kancelársky stôl nemusí mať správny geometrický tvar – zakrivené línie vrchu stola umožňujú jeho širšie použitie, pretože ľudské ruky nemôžu pokryť plochu presahujúcu 40 cm, t. budete musieť hľadať dokument, ktorý potrebujete, a namáhať vaše chrbtové svaly. A predsa – plocha skutočne dobrého kancelárskeho stola nie je menšia ako 1 m².

Dodatočné pohodlie pri práci vytvoria pomocné zariadenia: stojany, podnosy a rôzne nadstavby. Je však dôležité nepreťažiť plochu pracovnej plochy, používať pohyblivé nočné stolíky a sklopné police. Prvé pravidlo úradu – všetko by malo byť po ruke, stačí ho natiahnuť.

Klávesnica počítača – nevyhnutný atribút kancelárie – musí byť umiestnená na stole čo najďalej od okraja, pretože „V pozastavenej“ polohe sú ruky vystavené chronickým výronom. Preto je nákup stola s výsuvnou policou pre klávesnice mimoriadne nešťastné rozhodnutie, ktoré neprispieva k pohodliu alebo zdraviu administratívneho pracovníka..

Kancelárske skrinky – tieto by mali byť umiestnené čo najbližšie k pracovnému stolu (šetrí čas), ale neblokujú hlavnú uličku. Rozmery a konštrukčný materiál nábytku nábytku: otvorené výklenky v skrinke, priehľadné police a steny z tvrdeného skla vizuálne rozšíria priestor, vytvoria väčší komfort pre administratívnych pracovníkov a návštevníkov.

Kancelárske pracovisko – osvetlenie

Práca v slabo osvetlenej miestnosti je pre oči stresujúca, čo vedie k rýchlej únave. Preto je potrebné ošetriť usporiadanie žiaroviek, typ žiaroviek v nich by nemal byť menšou pozornosťou, ako otázky plánovania a vybavenia. Je potrebné dosiahnuť najideálnejšie osvetlenie, ktoré umožňuje pracovníkovi s akoukoľvek vizuálnou ostrosťou ľahko rozlíšiť znaky a symboly na papieri aj na monitore počítača..

Nemali by ste napríklad stavať osvetlenie žiarivkami – takéto svetlo spôsobuje únavu v dôsledku blikania (frekvencia 50 Hz), najlepším riešením by boli halogénové žiarovky. Plnohodnotné osvetlenie je vypočítané odborníkmi, počiatočné údaje budú účelom každej miestnosti, počtu pracovísk, prítomnosti / neprítomnosti prírodných zdrojov svetla. Zdroje umelého osvetlenia, ak sú správne zostavené, vytvoria potrebnú psychologickú náladu zamestnancov a návštevníkov.

Čerstvý a čistý kancelársky vzduch – vetranie

Potreba čerstvého vzduchu v uzavretých priestoroch je taká naliehavá ako účinná klimatizácia, najmä ak jeden priestor obsahuje niekoľko pracovných staníc. Školský biologický kurz: vdychujte vzduch bohatý na kyslík – vydychujte veľké množstvo oxidu uhličitého. A čím viac oxidu uhličitého sa hromadí, tým horšie sa ľudia cítia – ospalosť, bolesti hlavy, prudký pokles pracovnej kapacity.

V závislosti od ročného obdobia sa problém rieši otvorenými oknami, ale do kancelárie vniká čistý vzduch, vonkajšie zvuky, pachy a mestský prach. Rozdelené systémy sa z nejakého neznámeho dôvodu považujú za riešenie problému, v skutočnosti nič neriešia – jednoducho to nedokážu. Vnútorná fén na vlasy v split systéme dokonale kondicionuje a čistí vzduch od prachu, ale neposkytuje prívod kyslíka – vonkajšia jednotka split je navrhnutá tak, aby ochladzovala chladiace médium systému a aby nebrala vonkajší vzduch. Okrem toho v miestnosti bude vždy existovať jedno alebo dve pracoviská, ktoré budú fúkané prúdom vzduchu zo sušiča na vlasy – je zaručená chronická prechladnutie..

Optimálnym riešením je centrálny klimatizačný systém, ktorý vykonáva čistenie, chladenie / ohrev, zvlhčovanie / odvlhčovanie privádzaného vzduchu. Vďaka tomu bude mať kancelária optimálnu mikroklímu a konštantný prísun čerstvého, čistého vzduchu v každom ročnom období..

Kancelárske dekorácie

Interiérový dizajn kancelárie je spravidla navrhnutý v takzvanom „obchodnom“ štýle, ktorý možno označiť aj ako neosobný. Plagáty, obrazy, reprodukcie a kompozície farebného skla pomôžu vniesť farby do atmosféry kancelárie. S ich pomocou môžete jasne definovať pracovné oblasti – napríklad recepcia (recepcia) musí byť vyzdobená v obrazovom štýle spoločnosti, aby návštevníci mohli vytvoriť jasný pozitívny dojem..

Hromadenie sa na okenných parapetoch nepríjemných rastlín v kvetináči, ktoré sú typické pre sovietske inštitúcie, v modernej kancelárii je úplne nemožné. Ale nemali by ste ich úplne opustiť, stačí sa starostlivo priblížiť k výberu druhov rastlín a ich umiestneniu. Palmy sú ideálne pre konferenčné miestnosti a haly, pre správu kancelárie – jedna veľká rastlina, pre recepciu – niekoľko malých rastlín. Dekoráciou hodnou každej kancelárie bude zimná záhrada, kde môžete relaxovať alebo usporiadať obchodné stretnutie v uvoľnenejšej atmosfére. Je lepšie zveriť dekoráciu kancelárie rastlinami profesionálnemu fytodesignerovi..

Kancelárske pracovisko z hľadiska moderného riadenia

Je založený na systéme 5S, ktorý vyvinula a úspešne používa japonská spoločnosť Toyota za posledných 50 rokov..

triedenie

Umožní vám to úplne vyriešiť problém chaosu na pracovisku, ktorý je spôsobený rôznymi nepotrebnými dokumentmi a položkami (zariadeniami) uloženými roky „len pre prípad“. Je potrebné spoločným úsilím identifikovať a presunúť sa na určité miesto (červená zóna) takýchto kandidátov „na odstránenie“, pričom sa to označí červenou značkou. Ak po mesiaci už nie sú potrebné predmety z červenej zóny, musia sa predať, recyklovať alebo zlikvidovať.

Racionálne umiestnenie (nastavené v poradí)

Pre každý dokument v kancelárii musíte prideliť konkrétne miesto, kam sa dokument vráti po každej platbe. Čas na nájdenie potrebných dokumentov a formulárov je tak minimalizovaný..

Čistenie dokumentov (zametanie)

Na konci pracovného dňa sa musí každý dokument vrátiť na svoje miesto. Nie je dovolené zaplniť pracovnú plochu hromadami priečinkov a dokumentov – nájdenie toho správneho zamestnávateľa si bude vyžadovať pracovný čas, ktorý zamestnávateľ zaplatí..

štandardizácia

V rámci konkrétnej spoločnosti je potrebné vyvinúť štandardy pre všetky pracovné procesy, ako aj vertikálnu a horizontálnu komunikáciu medzi divíziami spoločnosti. Výsledkom bude, že celý rad problémov, ktoré vznikajú každý deň, bude vyriešený v čo najkratšom čase a bez zapojenia riadiaceho tímu..

zachovanie

Je potrebné priniesť do automatizácie implementáciu všetkých predchádzajúcich pravidiel medzi zamestnancami kancelárie. Mali by sa v tejto kancelárii stať zvykom, istým druhom správania..

Na identifikáciu potreby zavedenia systému 5S stačí vykonať malý test, ktorý dá zamestnancovi pokyn, aby našiel určitý dokument (akákoľvek správa, formulár, zmluva) a zaznamenal čas, ktorý strávil hľadaním. Ak je časový interval viac ako minúta – sú naliehavo potrebné drastické zmeny v riadení.