Ako riadenie času pomáha riadiť čas

Vysoký rytmus života a neustály nedostatok času spôsobujú stres a dokonca depresiu. S cieľom naučiť stovky tisíc ľudí, aby v 70. rokoch sledovali dennú rutinu a držali krok so svojimi plánmi. bol vynájdený manažment času.

Čo je to riadenie času?

Správa času je sada pravidiel, ktoré vám pomôžu priraďovať a plánovať čas. Jeho hlavným cieľom je zvýšenie produktivity. Keď viete, ako správne spravovať čas, môžete veľa robiť, pracovať efektívnejšie a rýchlejšie pracovať v domácnosti.
Spočiatku bolo potrebné riadenie času iba v práci. Potom sa však ukázalo, že akýkoľvek osobný cieľ je tiež projekt, ktorý sa vyvíja na rovnakých princípoch. Preto teraz existuje manažment času rodiny, žien a dokonca aj detí.

Techniky a metódy riadenia času

1. „Matica Eisenhowera“

Dwight D. Eisenhower je 34. prezident Spojených štátov, ktorý povedal: „Mám dva problémy: súrne a dôležité. Naliehavé nie je dôležité, ale dôležité je naliehavé “.

Jeho matrica rozdeľuje veci na sekundárne a hlavné. Táto metóda je vhodná pre tých, ktorí môžu rozdeliť úlohy do týchto štyroch skupín:

• Naliehavé a dôležité – musia sa urobiť okamžite.

• Dôležité, ale nie naliehavé – rozhodnite sa, kedy to urobíte a stanovte presný dátum.

• Naliehavé, ale nie dôležité – delegujte ich.

• Nie je to naliehavé a nie je dôležité – nechajte to na neskôr.

2. Paradajková metóda

Táto metóda sa nazýva podľa kuchynského časovača, ktorý sa vyrába vo forme paradajky. Má niekoľko princípov, ktoré pomáhajú efektívne realizovať jeho plán:

• Nastavte úlohu, ktorá sa má vykonať.

• Nastavte časovač na 25 minút.

• Pracujte a nenechajte sa rozptyľovať.

• Po každých 25 minútach si urobte pauzu 5 minút.

• Po každom 4. rajčiaku odpočívajte po dobu 15 až 30 minút.

• Pracujte v tomto režime, kým sa úloha neskončí. Ak máte myšlienky na iné veci, ktoré vás rozptyľujú, napíšte ich, aby ste sa k tomu vrátili neskôr..

3. Franklinova pyramída

Systém plánovania cieľov rôznych veľkostí (od globálneho po denný). Základom pyramídy sú hlavné životné hodnoty. Ďalej prichádza globálny cieľ. Ak je bohatstvo vašou primárnou hodnotou, potom bude globálnym cieľom obchodné-ríše.

Na dosiahnutie tohto cieľa potrebujete hlavný plán – tretí krok pyramídy. Potom prichádza dlhodobý plán na 3-5 rokov. Nasleduje krátkodobé trvanie 1-12 mesiacov. Na konci pyramídy plán na deň a týždeň.

4. „ABVGD“

Metóda nastavenia prioritných úloh:

• A – dôležité a naliehavé záležitosti, ktoré sa musia urobiť.

• B – veci, ktoré je možné odložiť, ale tiež je potrebné urobiť.

• Menšie úlohy, ktoré nemôžete robiť.

• G – čo treba delegovať na iného.

• D – úlohy, ktoré sa zo zoznamu odstránia.

5. Technika riadenia času „Načasovanie“

Typ riadenia času, v ktorom musíte zaznamenať všetky akcie a zaznamenať čas, ktorý na ne strávite. Načasovanie ukáže, koľko sedíte na sociálnych sieťach, hovoríte po telefóne, pracujete, chatujete s priateľmi alebo čítate.

Táto technika pomáha identifikovať „dočasné medzery“, o ktorých ste ani nevedeli. Vykonajte takýto experiment 2-3 dni. To bude stačiť na získanie celkového obrazu..

6. Metóda jesť žabu

„Jesť žabu“ znamená urobiť malú, ale nepríjemnú úlohu, ktorú ste neustále odkladali. Napríklad volanie vzdialenému príbuznému, rozhovor so správou, upratovanie bytu. Takéto malé veci sa postupne hromadí, nútia nás rozmnožovať sa, odvádzať pozornosť od veľkých úloh.

Podstata tejto metódy spočíva v prvom rade v tom, že sa rýchlo najedú. Vezmite si to dve hodiny týždenne alebo sa rozhodnite každé ráno.

7. „Nájdený čas

Technika vykonávania malých úloh pri prvej príležitosti. Vyberte vopred 5 až 10 malých prípadov, na ktoré nemáte dostatok času, a buďte pripravení na ne, keď sa objaví bezplatné „okno“..

8. Metóda „švajčiarskeho syra“

Rozhodnutie o záležitostiach v akomkoľvek poradí. Keď čelíte zložitej úlohe, je ľahšie začať s malými krokmi, ktoré sa zdajú ľahšie. Napríklad, ak píšete prezentáciu, začnite obrázkami alebo titulkami a potom pokračujte v práci na texte. Jedlo veľa malých otvorov v jednom veľkom kúsku syra.

9. Pareto zákon

Pareto je taliansky ekonóm, ktorý poznamenal, že 20% naj životaschopnejších hrachových strukov produkuje 80% plodiny vo svojej záhrade. Na základe toho vytvoril zákon – „20% úsilia dáva 80% výsledku a zvyšných 80% úsilia dáva iba 20% výsledku“.

Neskôr sa to začalo potvrdiť aj v iných oblastiach života. Podnikatelia tvrdia, že 80% zisku získajú iba od 20% zákazníkov.

Paretov princíp vyzýva na nájdenie „centrálneho uzla“, na čo sa treba sústrediť. Pochopenie vašich „uzlov“ je ľahšie venovať čas na hlavnú vec a menej pracovať na sekundárnom.

10. „Vzorec 10-3-2-1-0“

Produktivita závisí od úrovne nálady a pohody. Metóda 10-3-2-1-0 pomáha pripraviť sa na lôžko a zostať v pohotovosti na ďalší deň. Tu sa postupne vzdávate rozptýlenia.

• Vzdajte kávu 10 hodín pred spaním.

• 3 hodiny od jedla a alkoholu.

• 2 hodiny od práce.

• Vypnite všetky moduly gadget za 1 hodinu.

• 0 – koľkokrát sa na budík klikne na tlačidlo „odložiť“.

Pravidlá riadenia času

1. Vytvorte zoznamy úloh

Základom riadenia času je plánovanie všetkých veľkých a malých úloh. Opravte všetko, čo máte na mysli deň / týždeň / mesiac, aby ste nemali na mysli prioritu. Môžete to urobiť na papieri alebo v Exceli, ale pohodlnejšie – v mobilné aplikácie.

Ak chcete robiť veci rýchlejšie, uveďte pred každým časom potrebným na jeho implementáciu. Pamätajte však, že plánovanie neznamená naplánovať všetko v priebehu niekoľkých minút a stresu, keď sa realita nezhoduje s plánom..

2. Stanovte jasné ciele

Správne nastavenie cieľov pomôže určiť presný vektor. V práci je lepšie zamerať sa na kľúčové ukazovatele výkonnosti, aby sa nedali vágne plány na týždeň, štvrťrok alebo rok. Správnym cieľom je zvýšiť návštevnosť webových stránok o 20% za tri mesiace.

Osobné ciele by mali byť tiež merateľné a dosiahnuteľné, napríklad, aby sa na šesť mesiacov nazbieralo 200 000 dovoleniek. Preto sa vzdajte úloh ako „zlepšovať sa“ alebo „obchádzať konkurenciu“.

3. Dokončite ciele postupne

Multitasking je hlavným nepriateľom riadenia času. Neskúšajte robiť všetko naraz. Je dôležitejšie pochopiť, ktorá úloha má prioritu a kedy ju môžete rýchlejšie dokončiť..

Robte všetko postupne, rozdeľte veľké ciele do malých krokov, aby ste sa dokázali sústrediť a plynulo prepínať. Pracujte pravidelne a dôsledne. Ak si stanovíte cieľ učiť sa anglicky, potom krokom bude pamätať si 30 nových slov každý deň.

Výnimkou je riadenie času pre rodičov, keď je možné komunikovať s deťmi niektoré veci (napríklad upratovanie a rozprávanie rozprávok)..

4. Buďte menej rozptyľovaní.

Jednou z hlavných schopností riadenia času je sústredenie. Stanovte špecifický čas na produktívnu prácu. Požiadajte svojich kolegov alebo rodinu, aby na vás na toto obdobie „zabudli“. Vypnite v telefóne upozornenia, ktoré nie sú dôležité pre prácu.

Ponechajte obmedzený čas na volania a posúvanie online. Napríklad 40 minút ráno na čítanie správ, 30 minút popoludní na komunikáciu s blízkymi, jednu a pol až dve hodiny večer na zaujímavý obsah, na vykladanie myšlienok.

V prípade experimentu urobte niekoľko vykladacích dní, keď sa vôbec neprihlásite do sociálnych sietí.

Zaregistrujte sa pre Rescuetime.com. Tento softvér ukazuje, ktoré stránky „trávia“ váš čas viac ako ostatné..

Ak narazíte na zaujímavý článok, nainštalujte rozšírenie Getpocket. To uloží zaujímavý text alebo video, ktoré môžete sledovať po práci.

5. Organizujte bežné záležitosti

Účinnosť závisí od toho, čo vás obklopuje. Vytvorte si preto pohodlný priestor a optimalizujte svoju rutinu. Napíšte si textové šablóny pre otázky rovnakého typu od zákazníkov a rýchlo si prečítajte informácie a uložte zmluvy do samostatného priečinka na pracovnej ploche..

Zálohujte svoju prácu a udržujte ju v cloude. Ak chcete dokumenty kedykoľvek zobraziť, duplikujte ďalšie dokumenty..

6. Delegovať

Ak chcete rýchlo dokončiť úlohu, ktorá vám bola pridelená v práci, delegujte jej „odkazy“ na ostatných. Ak pracujete na spoločnom projekte, neváhajte sa deliť o zodpovednosť s kolegami a ak sa nestratíte 24 hodín denne perfekcionizmus.

Rovnaká položka funguje dobre aj pre matky, ktoré nechcú požiadať svojich partnerov o pomoc alebo sa boja, že im zveria svoje dieťa..

7. Naučte sa hovoriť nie

Riadenie pracovného času netoleruje všetky druhy „upírov“ – vecí, ktorým duša neklamá. Ak sa niečo zdá nepraktické, nebojte sa ľudí odmietnuť svojimi projektmi, návrhmi a dokonca ani žiadosťami. Ak chcete zostať slušní, použite frázy:

• „Váš návrh znie zaujímavo, ale mám toho veľa čo robiť.“ Prostredníctvom tejto vety vyjadrujete záujem, objasnite, že návrh je dobrý, ale nemôžete sa ho zúčastniť. Je nepravdepodobné, že bude vhodný pre príbuzných, ale pre neznámych ľudí to bude fungovať dobre.

• „Po pravde o tom neviem veľa, skúste sa opýtať Nazar. Je tu profesionál. “ Ak skutočne máte málo skúseností v konkrétnej záležitosti, odporučte inú osobu. Oslobodzujete sa od zbytočných úloh a pomáhate s touto požiadavkou.

• „Nemôžem to urobiť, ale pomôžem ti s tým …“ Fráza, ktorá vám umožní uniknúť z posadnutosti a vybrať si, čo ste pripravení urobiť.

8. Majte denníky

Je potrebné napraviť nielen budúce veci, ale aj myšlienky, ako aj úlohy, ktoré neboli súčasťou plánov.

Je ľahšie pochopiť, kde tráviť voľný čas a nezabudnúť na to dôležité. V denníku sa opýtajte sami seba: čo treba urobiť? čo môže zasahovať? ako zistiť, či bol deň úspešný?

Pre poznámky sú vhodné bežné „poznámky“ v smartfóne – je to oveľa rýchlejšie ako písanie rukou v papierovom denníku.

9. Postupujte podľa „biorytmov“

Žite v harmónii so svojím telom. Robte náročné úlohy, keď je mozog najproduktívnejší (aj keď špičkový výkon klesá ráno).

Používajte špeciálne mobilné aplikácie, ktoré vás môžu zobudiť, určiť najlepší čas na spánok a analyzovať ho.

10. Chváľte sa

Aby ste si udržali motiváciu, povzbudzujte sa. Cvičenia na riadenie času sú bezmocné, ak ich robíte cez zuby a pripravujete sa o pozitívne emócie.

Vyberte si vec alebo službu, ktorá prinesie potešenie, keď sa splnia plány: od čokolády po víkendové cestovanie. Zaznamenajte úspechy do poznámok, zapíšte dosiahnuté výsledky a zhodnoťte deň / týždeň / mesiac.

Toto je obzvlášť dôležité v rámci riadenia času pre ženy, ktoré zabudnú doma, že starostlivosť o seba je tiež súčasťou príspevku pre rodinu..

Podobné články

• Extrémne riadenie času – Nikolay Mrochkovsky, Alexey Tolkachev

  Medzi pravidelnými kontrolami na Instagrame, domácimi prácami a rodinnými povinnosťami je ťažké presvedčiť sa, aby ste lepšie plnili zamýšľané úlohy. Zdá sa, že…

• 6 životných hackov na zvýšenie efektívnosti

  Dnešní ľudia často pracujú nadčas, aby dosiahli svoje ciele. Samotná práca odníma ich osobný čas a energiu a dokončí úlohu včas…

• Zaškrtnite políčko

  Aplikácie pre správu času Správa času je pre úspešného človeka komplexná, ale nevyhnutná zručnosť. Nemožno mať na pamäti všetky nápady,…